Antwoord minister Blok op Open Brief omtrent de paspoort problematiek

mei 30, 2018 | Nieuws, Overheid en formaliteiten

Naar aanleiding van de Paspoort Enquête resultaten  heeft NIHB op 24 april 2018 een Open Brief  aan minister Blok verstuurd. NIHB heeft tevens de uitslag van de enquête in een gedetailleerd rapport aangeboden en aanbevelingen aangedragen om het aanvragen/verlengen van een paspoort in het buitenland te verbeteren.

Teneinde namens het NIHB een goed gefundeerd antwoord te kunnen geven vernemen wij graag wat u van de reactie en beoogde (en al bestaande) verbeteringen en plannen tot modernisering en digitalisering van Buitenlandse Zaken vindt. Wij ontvangen graag uw feedback, welke u in het commentaar van dit bericht kunt plaatsen of via ons Contact Formulier kunt verzenden.

U kunt hieronder de reactie lezen.


 

Geachte mevrouw Sgherzi,

U stuurde uw brief namens de online community Nederlanders in het buitenland (NIHB). De minister heeft mij gevraagd om u daarop een reactie te sturen.

U beschrijft in uw brief welke directe gevolgen het stopzetten van de paspoortwerkzaamheden (bij de consulaten) in het buitenland heeft voor Nederlanders die in het buitenland wonen. U laat weten dat u een enquête hield
onder uw leden en benoemt de belangrijkste aspecten die daaruit naar voren zijn gekomen. U benoemt daarbij ook aandachtspunten en doet aanbevelingen die volgens u op korte termijn het paspoortproces in het buitenland kunnen
verbeteren.

Voordat ik u een inhoudelijke reactie geef op uw brief en aanbevelingen, wil ik u hartelijk danken voor de moeite die u hebt genomen om uw enquête te houden, deze met mij te delen en actief te willen meedenken over het paspoortproces. Bij de modernisering van en (toekomstige) ontwikkeling van consulaire processen, stelt het Ministerie van Buitenlandse Zaken de klant centraal en worden diverse consultaties uitgezet om de wensen en behoeften van klanten in kaart te brengen.
De opbrengsten uit uw consultatie vormen waardevolle input bij die consultaties.

Uw onderzoek beschouw ik als welkome aansporing tot het voortzetten van de vernieuwing en verbetering van het Nederlandse reisdocumentenbeleid wereldwijd. Niet alleen in uw onderzoek, maar ook in de Tweede Kamer, en in het
regeerakkoord is die inzet stevig verankerd.

In deze brief geef ik u allereerst graag een toelichting op de aanleiding voor de afbouw van consulaire frontoffices bij de (honorair) consulaten in het buitenland en de maatregelen die zijn getroffen om de gevolgen van deze keuze voor
Nederlanders in het buitenland te beperken. Vervolgens zal ik ingaan op de door u genoemde aspecten die naar voren kwamen uit uw enquête. Ten slotte zal ik u mijn reactie geven op de aanbevelingen die u deed in uw brief, ook op weg naar
de toekomstige verstrekking van reisdocumenten wereldwijd.

Gevolgen en maatregelen afbouw van consulaire frontoffices bij honorair consuls voor paspoortafhandeling

Als onderdeel van de moderniseringsagenda en herinrichting van het postennet, en om efficiënte en correcte verstrekking te verzekeren, is de aanvraagmogelijkheid van een Nederlands reisdocument bij honorair consuls Onze referentie stopgezet en is de keuze gemaakt de nadruk van de werkzaamheden van honorair consuls te leggen op economische diplomatie en consulaire noodhulp.

Reisafstand

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken maakte die keuzes vanuit overwegingen van efficiency en de correcte verstrekking wereldwijd van reisdocumenten. Het ministerie was zich daarbij bewust van het gegeven dat sommige Nederlanders als
gevolg van deze keuze nu verder moeten reizen voor de aanvraag van een nieuw reisdocument. Dat is de reden waarom parallel aan de afbouw van het aantal frontoffices een aantal andere veranderingen en maatregelen zijn doorgevoerd.

Sinds de hervorming van het postennet is de geldigheidsduur van nieuwe paspoorten en identiteitskaarten voor personen vanaf 18 jaar verlengd naar tien jaar (in plaats van vijf jaar). Dit betekent dat volwassenen nu slechts één keer in de tien jaar een nieuw paspoort/nieuwe identiteitskaart hoeven aan te vragen. Voor kinderen blijven de paspoorten vijf jaar geldig omdat de foto in het paspoort goed gelijkend moet blijven.

Daarnaast is het aantal aangewezen Nederlandse (grens)gemeenten, waar niet ingezeten Nederlanders een paspoort of identiteitskaart kunnen aanvragen, inmiddels uitgebreid tot twaalf, waaronder de gemeentebalie op Schiphol. Deze optie biedt Nederlanders die in het buitenland wonen de mogelijkheid om hun bezoek aan Nederland eenvoudiger te combineren met een paspoortaanvraag. Ook is het steeds mogelijk om tijdens het verblijf in een ander land een paspoort aan te vragen bij de Nederlandse vertegenwoordiging aldaar, Nederlanders kunnen daarvoor wereldwijd terecht.

In noodgevallen kunnen Nederlanders nog steeds een nooddocument (laissez passer) aanvragen bij een honorair consul. Ik verwijs u hiervoor naar de volgende links op de website van de Rijksoverheid:

Aanvraag paspoort/identiteitskaart voor Nederlander in buitenland:
https ://www. rijksoverheid. nl/onderwerpen!paspoort-en-identiteitskaart/vraag-en-antwoord/kan-ik-in-nederland-een-paspoort-aanvragen-als-ik-in-het-buitenland-woon

Aanvraag paspoort/identiteitskaart in het buitenland:
https ://www. rijksoverheid .nl/onderwerpen/paspoort-en-identiteitskaart/vraag-en-antwoord/aanvragen-paspoort-of-id-kaart-buitenland

Daarnaast wordt steeds gekeken of verdergaande stappen mogelijk zijn. Zo worden momenteel de mogelijkheden onderzocht voor verbetering van de dienstverlening door middel van digitalisering. Daarmee zou in de toekomst een aanvraag voor een reisdocument mogelijk (deels) op afstand kunnen worden ingediend (via internet).

Informatievoorziening

U schreef in de inleiding van uw brief dat de informatie over de benodigde documenten voor een paspoortaanvraag niet duidelijk en consequent is. Om aan die zorgen tegemoet te komen is de informatievoorziening voor niet-ingezetenen die in het buitenland of bij een gemeente een paspoort willen aanvragen, te harmoniseren en te verduidelijken is deze maand de Paspoorttool geïntroduceerd op de website Nederlandwereldwijd.nl. Door het invullen van die tool krijgt de
aanvrager een lijst met documenten die hij moet inleveren bij zijn aanvraag.

Ziet u voor die tool:
https ://www. nederlandwereldwijd .nl/wonen-werken/paspoort-en-id-kaart/paspoort-of-id-kaart-aanvraen-als-u-in-het-buitenland-woont/

De hierboven genoemde links heb ik ook opgenomen in de mail waarmee deze brief aan u werd verstuurd zodat u die makkelijk kunt openen.

Twee keer heen en weer reizen

U stelde in uw brief dat Nederlanders in veel landen twee keer naar de Nederlandse vertegenwoordiging moeten reizen om hun paspoort aan te vragen en het nieuwe paspoort weer op te halen. Juist om de aanvrager in het buitenland tegemoet te komen, bieden verreweg de meeste ambassades in landen waar dat veilig kan, de aanvrager inmiddels de mogelijkheid om het nieuwe paspoort, op kosten van de aanvrager per aangetekende post of koerier naar de aanvrager te versturen. Dit voorkomt dat aanvragers nog een keer naar de vertegenwoordiging moeten reizen en daarvoor kosten moeten maken.

Kosten voor de paspoortaanvraag te hoog

De prijs van een paspoort dat wordt aangevraagd bij een Nederlandse vertegenwoordiging is vastgesteld op € 130,77 (voor een volwassene, per 1 januari 2018). De hoogte van die prijs is een gevolg van het besluit om in het kader van modernisering van de consulaire diplomatie en opgelegde bezuinigingen de consulaire dienstverlening in het buitenland meer kostendekkend te maken. Dat de leges voor de behandeling van een aanvraag van in het buitenland woonachtige Nederlanders verschillen van de leges voor een Nederlands ingezetene, komt onder meer doordat aanvragers in het buitenland meestal niet zijn ingeschreven in de Basisregistratie Personen (BRP) en er vaak meer onderzoek nodig is om de identiteit en nationaliteit van de aanvrager te kunnen vaststellen. Ook is de logistiek bij deze aanvragen complexer omdat het reisdocument in het buitenland wordt aangevraagd, de aanvraag in Nederland wordt beoordeeld en afgehandeld en het in Nederland vervaardigde document vervolgens in het buitenland wordt uitgereikt.

Paspoort verlengen om Nederlandse nationaliteit te behouden

Mocht het zo zijn dat Nederlanders hun paspoort niet direct nodig hebben om te reizen, maar wel in de veronderstelling verkeren dat zij dat paspoort moeten aanvragen om hun Nederlandse nationaliteit te behouden, dan laat ik u weten dat
een Nederlander, die geen andere nationaliteit bezit, zijn nationaliteit niet kan verliezen door het niet-tijdig aanvragen van een nieuw Nederlands reisdocument.

Als Nederlanders wél een tweede nationaliteit bezitten, kunnen zij ook overwegen om tijdig een ‘Verklaring omtrent het bezit van het Nederlanderschap’ aan te vragen bij de Nederlandse vertegenwoordiging. Dat kan per mail en per post en
verschijning aan de balie is dus niet nodig. Dit is geen reisdocument, maar stuit wel de 10-jaar termijn voor verlies Nederlanderschap en is bovendien aanzienlijk goedkoper dan een Nederlands reisdocument.

Fysieke of financiële beperking

Nederlanders die vanwege aantoonbare zwaarwegende medische redenen niet (meer) kunnen reizen, kunnen hierover contact opnemen met de desbetreffende Nederlandse vertegenwoordiging. Als men niet meer kan reizen kan een Nederlandse identiteitskaart uitkomst bieden wanneer een lokale autoriteit, arts of een notaris op betrouwbare wijze de identiteit van de aanvrager kan vaststellen. De identiteitskaart kan dan vanwege de bijzondere omstandigheden per post, dus op afstand worden aangevraagd. Daarmee kan weliswaar buiten Europa niet worden gereisd, maar deze identiteitskaart stuit —net als voornoemde ‘Verklaring omtrent Bezit van het Nederlanderschap’ wel de termijn voor verlies van de Nederlandse nationaliteit. In een aantal landen (zoals bijvoorbeeld de VS, Canada, Spanje) worden bovendien in diverse steden consulaire spreekuren georganiseerd, waarbij Nederlanders met behulp van mobiele apparatuur een aanvraag kunnen indienen. Dat kan als de capaciteit en het budget van de post dat toelaten. Indien noodzakelijk vindt een selectie plaats waarbij in eerste instantie voorrang wordt gegeven aan Nederlanders die gedurende een lange periode niet in staat zijn naar de Nederlandse vertegenwoordiging te reizen en dit kunnen aantonen door middel van een medische verklaring. Als consulaire spreekuren worden georganiseerd worden die over het algemeen aangekondigd op de website van de ambassade. Ik wil graag bezien hoe ik de informatievoorziening hieromtrent kan verbeteren.

Uw aanbevelingen

In uw brief doet u een aantal aanbevelingen om het aanvraagproces van Nederlandse reisdocumenten te verbeteren.

Digitaal en per post aanvragen – vingerafdrukken- en digitalisering van de pasfoto

U stelt in uw brief dat het technisch mogelijk blijkt om de vingerafdrukken die in de chip zitten van het oude paspoort uitgelezen kunnen worden en daardoor te gebruiken zijn in de chip van het nieuwe paspoort. Daardoor zouden slechts één
keer de vingerafdrukken hoeven te worden afgegeven. Controle of de aanvrager daadwerkelijk ook de bezitter is van het oude paspoort zou mogelijk zijn door recente pasfoto’s te vergelijken. Daardoor zou de aanvraag volledig digitaal en per
post kunnen worden afgehandeld.

Vooralsnog is dit op basis van de huidige paspoortwet- en regelgeving momenteel niet mogelijk. De betrouwbaarheid en de veiligheid van de beschikbare techniek is op dit moment nog onvoldoende, waardoor persoonlijke verschijning voorlopig aan de orde zal blijven. Dit laat onverlet dat in het kader van modernisering van het reisdocumentenbeleid mogelijkheden tot verdere digitalisering nader worden verkend en is de inzet erop gericht in 2020 tot een zo maximaal mogelijke digitalisering te komen. Het Ministerie van Buitenlandse Zaken en Ministerie van Binnenlandse Zaken —beleidsverantwoordelijke voor het reisdocumentenproces, zetten hier gezamenlijk op in. In dit verband wordt onder andere de mogelijkheid van digitalisering van de pasfoto verkend.

Mobiele en/of flying consul uitbreiden

Ziet u voor mijn reactie op deze aanbeveling hetgeen ik schreef onder het kopje in deze brief ‘Fysieke of financiële beperking’ (hierboven).

Uitbesteden aan derden

Voor wat betreft de uitbreidingsmogelijkheden van de pilot in Edinburgh, waar Nederlanders sinds september 2016 een aanvraag voor een Nederlands reisdocument kunnen aanvragen bij een externe dienstverlener, kan ik u berichten dat de bredere inzet van externe dienstverleners onderdeel uitmaakt van de consulaire toekomststrategie. De pilot wordt dit momenteel geëvalueerd. Het kabinet heeft een positieve grondhouding ten aanzien van de uitbreiding van deze
dienstverlening, ook in het licht van de specifieke wensen vanuit de Tweede Kamer, bijvoorbeeld met betrekking tot Canada en Australië. Hierover zal de Tweede Kamer nog voor de zomer van 2018 nader worden geïnformeerd. De uitkomsten van uw onderzoek beschouw ik als een actieve ondersteuning van dit streven.

Openingstijden consulaire diensten

Uw aanbeveling om de openingstijden van consulaire afdelingen te verruimen, neem ik graag ter harte, ook bij de eventuele uitbreiding van dienstverlening bij externe dienstverleners. Overigens bieden verreweg de meeste ambassades afspraken in zowel de ochtend als de middag, rekening houdend met de reisafstanden die Nederlanders moeten afleggen.

Locaties consulaire diensten uitbreiden

U stelde voor om de consulaire service voor paspoortafhandeling te heropenen in regio’s waar veel Nederlanders wonen. Graag verwijs ik u hiervoor naar mijn reactie onder ‘gevolgen en maatregelen afbouw consulaire frontoffices bij honorair
consulaten voor paspoortafhandeling’ en ‘uitbesteden aan derden’.

Documenten en akten

U stelt voor om geboorteakten en andere documenten die nodig zijn bij de aanvraag van een paspoort eenmalig aan te leveren en die dan digitaal op te slaan zodat die documenten bij een volgende aanvraag niet meer hoeven worden overgelegd. BZ streeft ernaar om niet meer documenten te vragen dan noodzakelijk is voor de beoordeling van de aanvraag. Als documenten opnieuw worden gevraagd is dit in de regel nodig voor het vaststellen van de actuele situatie met betrekking tot bijvoorbeeld ouderlijk gezag of nationaliteit. In dit kader laat ik u tevens graag weten dat het vereiste dat bij de eerste aanvraag van een reisdocument het brondocument, zoals een geboorteakte, niet langer dan 1 jaar geleden dient te zijn afgegeven, wordt losgelaten. Via de recent geïntroduceerde paspoorttool kan een checklist worden gegenereerd toegespitst op de persoonlijke situatie van de klant. In het kader van harmonisatie is het overleggen van documenten ook onderwerp van gesprek met de grensgemeenten.

Loket buitenland en wereldwijd klantbehoefteonderzoek

Ik hoop dat ik u middels deze brief meer inzicht heb gegeven in de huidige Datum ontwikkelingen omtrent verdere modernisering van het reisdocumentenproces en 28 mei 2018 de aandacht voor de specifieke behoeften van de Nederlander in het buitenland in dit verband. Graag wil ik u informeren dat voor de doelgroep Nederlanders in het buitenland eveneens stappen worden gezet om de Nederlandse overheidsbrede dienstverlening beter te ontsluiten via één digitaal en telefonisch loket: het 24/7 Loket Buitenland. Binnen enkele maanden start in dit kader een wereldwijd klantbehoefteonderzoek. Wellicht kan dit ook via uw online community onder de aandacht worden gebracht. De uitkomsten uit uw huidige onderzoek zullen we als waardevolle input betrekken bij die wereldwijde publieke consultatie.

Ik dank u nogmaals voor uw betrokkenheid om mee te denken en beschouw de uitkomsten van uw onderzoek als aansporing om steeds te blijven werken aan verdere vernieuwing van het reisdocumentenbeleid wereldwijd, bovenop de stappen die hierboven reeds zijn toegelicht.

Ik vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd,

Met vriendelijke groet,

de minister van Buitenlandse Zaken,
namens deze,

Henk van der Vegt
Plv. Directeur Consulaire Zaken en Visumbeleid


Tevens heeft Martin van Rooijen van 50Plus antwoord gekregen op zijn kamervragen.